5 compétences à rechercher chez une secrétaire de direction

S’il y a un poste parmi tous ceux d’une entreprise que l’on néglige, c’est celui du secrétariat de direction. Pourtant, la personne qui l’occupe est l’une des plus indispensables dans une société. Elle maîtrise tout ce qui concerne toutes les personnalités d’une entreprise. C’est en cela que l’on reconnait sa valeur. On lui exige d’ailleurs des compétences bien précises.

Communication

La première des compétences d’une secrétaire de direction est la communication. Elle est en lien étroit avec le chef de l’entreprise, le directeur. Il lui faut alors faire preuve de diplomatie et de négociation pour pouvoir gérer les situations les plus délicates. Supposons qu’il y ait un gros partenaire au bout du fil alors que le patron est occupé. Il faudrait bien le prendre et l’aider à patienter en attendant que l’autre se libère.

Parfois, il y’a des personnes qui déboulent en fureur dans les services, les locaux d’une structure. Pour les aider à mettre de l’eau dans leur vin, ce sont les premiers mots qui sont cruciaux. La secrétaire doit avoir la manière d’apaiser ses colères. Sur ce site https://www.1001secretaires.com/ vous trouverez de nombreux profils.

Organisation

Une secrétaire de direction doit être bien organisée. D’abord, il faut que son emploi du temps soit en communion avec celui de son patron. Elle doit prévoir des heures, des jours, des semaines, voire des mois à l’avance les rendez-vous et les séances. Cela aide le patron à se faire la part des choses entre ses différents dossiers et affaires. Ensuite, il faut que son organisation impacte tout le bureau. C’est à elle d’anticiper sur les besoins de tous et de prévoir les situations les plus graves. Ainsi, peu importe les nouvelles informations ou données, tout est déjà pris en compte. Il n’y a alors pas d’imprévus, pas de surprises.

Confidentialité

Les données personnelles du patron transitent souvent par son bureau. La secrétaire a donc toutes les informations sur le dirigeant, sur ses faits et gestes. Si elle ne peut pas garder un secret, cela pourrait bien porter préjudice à l’image de marque du directeur.

Pire encore, les courriers, les factures, les projets, les rapports et autres transitent par le bureau de la secrétaire pour atterrir sur la table de son supérieur hiérarchique. Si la secrétaire ne sait pas garder sa langue, l’entreprise elle-même ne fera pas long feu. Les secrets professionnels seront alors constamment dans les oreilles des médias qui se feront une joie de les publier. La concurrence s’empressera de faire couler toute la structure.

Crédibilité

Entre la secrétaire de direction et son supérieur hiérarchique, il doit y avoir une certaine confiance. Toute la vie professionnelle et parfois la vie privée de l’une est connue de l’autre, vice-versa. Ainsi, la secrétaire se doit d’être une personne présentable avec un passé clair. Ses relations avec le monde informel et/ou obscur ne devraient se limiter qu’à la simple coïncidence. En plus, elle doit avoir une loyauté hors du commun. C’est ce qui lui fait suivre et supporter son directeur même lorsque le vent tourne. De telles professionnelles sont très rares à retrouver. Elles sont capables d’accepter perdre leur boulot pour couvrir les failles du réel fautif (le directeur).

Réseautage

Il y a un fait que l’on ignore souvent, mais qui permet à plusieurs entreprises de posséder une base solide. C’est le réseau des secrétaires. Ses professionnelles se disent tout entre elles. La plupart des ragots concernant leurs patrons, leurs vies privées et professionnelles sont souvent très utiles. C’est un moyen sûr de comprendre les possibilités et les opportunités à saisir. Ce sont des tonnes d’informations qui bien analysées peuvent être des bombes.